Срок сдачи авансового отчета

Вопрос

Добрый день! В марте 2016г. сотрудник оплатил своей банковской картой услугу (размещение объявления), оказанную организации. Счёт-фактуру и акт мы получили. Но из-за отсутствия подтверждающих документов по оплате авансовый отчёт не делали. В марте 2017 года сотрудник получил в банке справку. подтверждающую оплату. Какой датой я должна сделать авансовый отчёт? Документы от организации проведены мартом 2016г., справка из банка датирована март 2017г. Из-за этого акт расхождение по акту сверки. Подскажите. пожалуйста, что делать. Спасибо.

Ответ

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет (форма N АО-1) в течение трех рабочих дней со дня (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, п. 26 Положения о командировках):

— или истечения срока, на который выданы деньги. Этот срок указывается в заявлении работника о выдаче денег под отчет;

— или возвращения из командировки;

— или выхода на работу после отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника. Для этого нужно:

— не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

— ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.

Таким образом, законодательство не предусматривает составления авансового отчета через год, и Вы пропустили сроки для взыскания суммы с работника в досудебном порядке.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890).

В бухгалтерском учете отразите эти расходы  в текущем периоде, как убытки прошлого года по счету 91 — внереализационные расходы.

Нужно учесть, что подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в срок, это не доход работника, а его задолженность перед организацией. Такую задолженность организация в установленном законом порядке имеет возможность удержать из его заработной платы, взыскать с него в судебном порядке. Доходом сотрудника указанная задолженность может стать только в случае прощения долга. Из гл. 23 НК РФ также не следует, что неподтвержденные авансы у подотчетных лиц являются их материальной выгодой. Аналогичные разъяснения даны в Письмах Федеральной службы по труду и занятости РФ от 11.03.2009 N 1144-ТЗ и от 09.08.2007 N 3044-6-0. К такому же выводу приходят суды (Постановления ФАС Уральского округа от 19.08.2004 N Ф09-3354/04-АК и ФАС Центрального округа от 08.01.2004 N А54-2875/03-С21).

Правда, данная точка зрения не бесспорна.

Налоговики считают, что, если нет доказательств, подтверждающих, что подотчетные суммы были израсходованы, указанные денежные средства облагаются НДФЛ (Письмо ФНС России от 24.12.2013 N СА-4-7/23263).

Судебная практика. При отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных средств, а также доказательств, подтверждающих оприходование товарно-материальных ценностей, указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица, который подлежит включению в базу по НДФЛ. Указанный вывод прозвучал в Постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 и АС Уральского округа от 21.10.2015 N Ф09-7527/15, ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 N Ф07-3694/2014.

Просмотров: 559