Загранкомандировка учет расходов по корпоративной карте

Вопрос

Сотрудник направлен в загранкомандировку, суточные выданы в рублях, а другие расходы сотрудник оплачивает с помощью корпоративной карты (валютный счет). Как провести это в учете компании?

Ответ

Для целей бухгалтерского и налогового учета ключевым моментом является утверждение авансового отчета, поскольку именно на эту дату признаются командировочные расходы. Следовательно, до момента утверждения авансового отчета авансом являются:

— денежные средства, перечисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника;

— наличные суммы, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;

— платежи за услуги, произведенные с использованием корпоративной карты.

Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках». При расчетах с использованием банковских карт составляется слип (первичный документ на бумажном носителе). Слипы и выписки банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.

Если организация открыла валютную корпоративную карту, остатки иностранной валюты на ней нужно переоценивать.

В налоговом учете положительные (отрицательные) курсовые разницы, образовавшиеся при переоценке имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов (расходов). Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п. 11 ст. 250, п. 5 п. 1 ст. 265, пп. 7 п. 4, п. 8 ст. 271, пп. 6 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ). В бухучете положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникающие при пересчете, включаются в состав прочих доходов (расходов) (п. п. 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). По общему требованию п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату признания соответствующего расхода. При выплате аванса расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

При перечислении средств на карточные счета составляется проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» Кредит 51 «Расчетные счета» (52 «Валютные счета») — перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного) счета.

На основании акта приемки карты отражается ее передача работнику организации:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным денежным документам», Кредит 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» — выдана корпоративная карта работнику.

При возврате карты работником в бухгалтерию производится запись:

Дебет 50/3 Кредит 71 — работником возвращена корпоративная банковская карта.

При открытии банковской карты в валюте следует помнить требования ПБУ 3/2006 <3> о необходимости переоценки иностранной валюты, находящейся на специальном карточном счете, на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности. Согласно п. 13 ПБУ 3/2006 возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, при этом суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующей записью:

Дебет 55 Кредит 91/1 — отражена сумма положительной курсовой разницы;

Дебет 91/2 Кредит 55 — отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

Снятие денег с корпоративной карты и проведение безналичных расчетов оформляются такой корреспонденцией счетов:

Дебет 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы», Кредит 55 — работником сняты наличные средства с корпоративной карты (оплачены товары, услуги).

На дату утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного работником, в бухгалтерском учете признаются произведенные расходы и оформляются записи:

Дебет счета учета затрат (20, 26, 44 и др.) Кредит 71 — отражена сумма расходов (командировочные, представительские и др.);

Дебет 10 «Материалы», 41 «Товары» Кредит 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным на хозяйственные расходы средствам» — отражены приобретенные материалы, товары;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным на хозяйственные расходы средствам» — отражено погашение задолженности перед поставщиком.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт, является выдаваемый банком реестр платежей или электронный журнал. Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. Затем такие документы могут быть переданы организации.

Кроме того, работник организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получает документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К названным документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Просмотров: 425