Оформление продления командировки

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, у нашего работника запланирована командировка за границу до пятницы. При этом выходные дни (суббота и воскресенье) он хочет провести за границей по собственной инициативе, в связи с этим обратный вылет просит организовать в воскресенье. Руководство не против. Подскажите, пожалуйста, нужно ли нам выплачивать суточные за субботу и воскресенье? И нужно ли оформлять приказ о работе в выходной день, т.к. вылет назначен на воскресенье?

 Ответ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Организация оплачивает суточные только за те дни, в течение которых работник исполнял служебные обязанности, находясь в командировке (п. 11 Положения N 749). Сроки нахождения в месте командирования (в организации, в которую работник командирован) должны быть подтверждены соответствующими отметками в командировочном удостоверении работника. Поэтому, если работник по собственной инициативе задержался в командировке на выходные или остался там, чтобы провести свой отпуск, работодатель не обязан оплачивать ему суточные за эти «лишние» дни.

Оплачивать наем жилого помещения в случае досрочного выезда или задержки в командировке по личной инициативе работника работодатель не обязан (п. 13 Положения N 749). Соответственно, оплата «лишних» расходов на оплату жилья не может учитываться по налогу на прибыль и должна облагаться страховыми взносами и НДФЛ.

Оплата проезда в командировку и обратно. Из норм Трудового кодекса РФ следует, что при направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему расходы на проезд. В Положении N 749 возмещение расходов на проезд не связано с датой начала или окончания командировки, указанной в командировочном удостоверении, а также со сроками, которые приведены в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку. Поэтому оплатить проезд к месту проведения командировки и обратно работодатель обязан.

Но, по мнению Минфина и налоговой службы, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании или возвращается из командировки позднее установленной даты, оплата его проезда не всегда будет являться компенсацией расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. Поэтому с данных выплат следует удержать НДФЛ. Правда, если работник задерживается в командировке ненадолго (например, только на выходные дни), то дохода, облагаемого НДФЛ, у него нет (Письмо Минфина России от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234).

Лишние дни, проведенные командированным сотрудником в месте командировки, должны быть согласованы с руководителем. Причем разрешение на подобный «маневр» лучше оформить письменно, что и послужит подтверждением целесообразности произведенных расходов (см. также Письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74).

Просмотров: 292