Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Вопрос

Добрый день. Хотим использовать аутсорсинговую компанию по ведению кадрового делопроизводства. Какие минусы в этом? Как быть с трудовыми книжками? И персональными данными работников?

Ответ

Ведение трудовых книжек по договору аутсорсинга

Трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возложена на работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, абз. 1 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Возможность передать выполнение этих функций сторонней организации трудовым законодательством не предусмотрена.

Во избежание риска ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ рекомендуем за разъяснениями по данному вопросу обращаться в Роструд.

Персональные данные

ТК РФ не ограничивает возможности привлечения работодателем третьих лиц для обработки персональных данных работников. Статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» вводит понятие оператора, под которым понимается государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных. В данной ситуации операторами являются и организация-работодатель, и аутсорсинговая компания. В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных.

Поскольку аутсорсинговая компания не является для работника работодателем и не связана с ним никаким договором, то ей необходимо получить согласие субъектов на обработку персональных данных.

В качестве основных преимуществ аутсорсинга можно выделить следующее:

— экономия денежных средств — затраты на содержание штатных сотрудников отнимают существенную часть прибыли компании. В дополнение необходимо оплачивать страховые взносы, больничные листы, отпуска и т.д. Аутсорсинг предлагает оплачивать только те часы, которые сотрудник затратил на выполнение трудовых функций. Отчислять взносы и налоги за таких сотрудников заказчик не должен.

— экономия временных затрат — заказчику не нужно тратить время на поиск и подбор сотрудников на рынке труда. Он обращается в аутсорсинговую компанию, и она предоставляет требуемого сотрудника сразу после заключения соответствующего договора аутсорсинга;

— экономия офисных площадей — заказчику нет необходимости заботиться о размещении сотрудников — при аутсорсинге они работают дистанционно, в офисе аутсорсера. Также отпадают расходы на оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО и т.д.;

— снижение объема документооборота — по функциям, переданным аутсорсинговой компании, вести документооборот будет именно аутсорсер, а не заказчик;

— мобильность предоставляемого персонала — возможность в любой момент увеличить количество сотрудников, например при возросшей нагрузке на заказчика в связи с увеличением его производительности, либо снизить их количество до необходимого минимума. В случае выхода одного сотрудника на больничный или в отпуск он заменяется другим, при этом потребности заказчика не ущемляются.

В качестве главного минуса можно выделить отсутствие полной уверенности в сохранении конфиденциальности информации, а также отсутствие у заказчика непосредственного контроля за ходом выполняемых работ и возможности давать работникам указания. Чтобы минимизировать такие риски, следует остановить свой выбор на аутсорсинговой компании с безупречной репутацией, которая давно работает на этом рынке.

К недостатками аутсорсинга можно отнести:

— ухудшение корпоративной культуры на предприятии-заказчике, вследствие прихода большого числа работников сторонней организации, корпоративная культура которых существенно отличается от принятых норм компании-заказчика;

— организация-заказчик не является прямым работодателем для работников компании-аутсорсера и, следовательно, не может установить для них испытательный срок, провести аттестацию наемного персонала, привлечь к дисциплинарной ответственности в случае нарушения внутреннего трудового распорядка;

— местом работы персонала компании-аутсорсера являются подразделения компании-заказчика. В идеале такие сотрудники должны подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка и другим локальным нормативным актам компании-заказчика. Сотрудники должны выполнять работу по должностным инструкциям, отражающим специфику работы заказчика. Представьте, как должен выглядеть договор между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем, чтобы в нем были отражены все детали и нюансы предстоящей работы.

Просмотров: 575