Документы, необходимые эксплуатации транспортного средства

Вопрос

Добрый день!
Организация находиться на общей системе налогообложения. В собственности (на балансе) находиться 3 автомобиля.
Какие приказы, документы, путевые листы, должны первоначально оформляться на транспортные средства и в течение их эксплуатации

Ответ

Первичными  учетными документами по учету автомобильного транспорта и техники, как правило, являются (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»):

— форма N ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

— форма N ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

— форма N ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»;

— форма N ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»;

— форма N ОС-16 «Акт приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

— форма N ОС-4 «Акт о списании основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

— форма N ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;

— форма N ТОРГ-12 «Товарная накладная» (альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

— форма N ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств»;

— форма N ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета основных средств»;

— форма N ОС-6б «Инвентарная книга учета объектов основных средств»;

— другие.

Первичные учетные документы принимаются к учету при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете), а это значит, что организации вправе также самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, закрепив соответствующие положения в учетной политике.

Все расходы налогоплательщика должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны (ст. 252 НК РФ).

Учет работы автотранспорта и специальной техники — не исключение. На основании первичных учетных документов прежде всего могут списываться горюче-смазочные материалы, начисляться заработная плата водителям и машинистам, предъявляться стоимость оказанных услуг заказчикам, оцениваться выработка и эффективность работы техники и так далее. Первичные документы коммерческих организаций могут быть как в виде самостоятельно разработанных форм с наличием в них обязательных реквизитов, так и в виде унифицированных форм, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Закон о бухгалтерском учете).

Так, Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление N 78) утверждены следующие формы документов и Указания по их применению и заполнению для учета работы автомобильного транспорта и строительных машин и механизмов:

— путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);

— путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С);

— путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-П);

— и др.

Кроме того, Налоговый кодекс РФ прямо увязывает право на начисление амортизации по основным средствам с их использованием для извлечения дохода (п. 1 ст. 256 НК РФ), что для автомобильного транспорта как раз подразумевает наличие путевых листов (Письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@), в том числе и по автотранспорту, взятому в аренду (для обоснования расходов на аренду) (Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 30.04.2008 N 20-12/041966.1 и т.п.). В то же время, по мнению арбитражных судов, составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности (субъекты транспортной деятельности), и, как следствие, другие организации могут признавать расходы на ГСМ, другие затраты, связанные с транспортом, на основании иных документов, без заполнения путевых листов (Постановления ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу N А40-19421/13-99-60, от 11.05.2007 N КА-А40/2612-07, Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 по делу N А75-4440/2011, Восточно-Сибирского округа от 25.02.2010 по делу N А74-3569/2009).

Собственники (владельцы) легковых автомобилей обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа N 152), например, формы N 8, утвержденной Постановлением N 78.

Приложения

Просмотров: 5 014