Вопрос
Добрый день!Наш контрагент (Газпромнефть) настойчиво предлагает нам перейти на электронный документооборот, обещая, что эта услуга будет для нас бесплатной.
Мы согласны, что это очень удобно обмениваться документами в электронном виде, но мы не уверены, что наш контрагент не лукавит относительно отсутствия платы. Вдруг потом окажется, что подключение бесплатное, а за обслуживание придется платить нам?
К сожалению, у нас пока нет опыта в этом отношении.
Пожалуйста, подскажите,
1) какие расходы могут возникнуть при переходе на электронный документооборот?
2) нужно ли приобретать ЭЦП?
3) если для документооборота нужно приобретать ЭЦП, можно ли её использовать с нашими другими контрагентами?
Заранее благодарю.
Ответ
Какие расходы могут у Вас возникнуть подсказать мы не сможет, потому что все будет зависеть от условий договора с оператором электронного документооборота (ЭДО).
Передача документа по ЭДО заверяется электронной подписью. Электронная подпись (ЭП) представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. При оформлении электронных документов используются виды ЭП, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 02.07.2013) (далее — Закон N 63-ФЗ). Это простая ЭП и усиленная ЭП (ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
Усиленные ЭП бывают:
— усиленными неквалифицированными (далее — неквалифицированная ЭП);
— усиленными квалифицированными (далее — квалифицированная ЭП).
Неквалифицированная ЭП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП) и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Квалифицированная ЭП соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и имеет дополнительные признаки. В частности, ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате. Ключ проверки ЭП представляет собой уникальную последовательность символов, однозначно связанную с ключом ЭП и предназначенную для проверки подлинности такой подписи. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо Минкомсвязи России.
Обратите внимание! Интересно, что по правилам п. 4 ст. 6 Закона N 63-ФЗ одной ЭП могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании пакета электронных документов каждый из них считается подписанным ЭП того вида, которой подписан весь пакет.
Использование простой ЭП регламентировано ст. 9 Закона N 63-ФЗ, а сфера ее применения ограничена п. 2 ст. 6 того же Закона.
При оформлении первичных учетных документов хозяйствующие субъекты вправе организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи.
Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная простой электронной (усиленной неквалифицированной) электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативно-правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Следовательно, при оформлении первичных учетных документов стороны вправе организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований закона. НК РФ же предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности.
Вы можете использовать электронную подпись при документообороте с другими контрагентами.