Вопрос
Как рассчитать отпускные, если сотрудник уходит в отпуск в апреле, при расчете среднего заработка учитывается доход марта? и в каком квартале отразить отпускные в 6-НДФЛ?
Ответ
Расчетный период
Расчетный период для отпускных — это 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если работник уходит в отпуск в июне, то расчетный период — 12 месяцев с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего (п. 4 Положения о среднем заработке).
Заработок для отпускных
В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в вашей организации. То есть это зарплата, премии, гонорары, надбавки и прочее. Учитывайте также компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, — районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно. Полный перечень выплат приведен в п. 2 Положения N 922.
Средний дневной заработок
Идеальная ситуация — человек полностью отработал расчетный период и трудится больше года. Тогда средний дневной заработок считать просто. Заработок за расчетный период поделите на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Так предусмотрено ч. 4 ст. 139 Трудового кодекса РФ.
А вот если расчетный период отработан не полностью, сперва нужно определить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Формула такая:
Кн = 29,3 : Кп x Кдн,
где: — Кн — количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце;
— Кп — количество календарных дней месяца;
— Кдн — количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце.
Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них, а затем суммируйте. Так будет получен показатель «количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах».
А дальше уже можно считать средний дневной заработок по формуле:
Зсрд = Зр : ((29,3 x Мп) + Кн)),
где: — Зсрд — среднедневной заработок;
— Зр — заработок за расчетный период;
— Мп — количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода;
— Кн — количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце).
6-НДФЛ
Начисленные, но не выплаченные отпускные отражать в 6-НДФЛ не надо (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письмо ФНС от 25.01.2017 N БС-4-11/1250@, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 12)).
Выплаченные отпускные включайте в разд. 1 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. А в разд. 2 — за квартал, когда НДФЛ с отпускных надо перечислить в бюджет (Письмо ФНС от 02.11.2016 N БС-4-11/20829@). В вашем случае это 1 квартал (март).
В строках 020 и 130 указывайте всю начисленную сумму отпускных вместе с НДФЛ (п. п. 3.3, 4.2 Порядка заполнения расчета).
В строках 100 и 110 укажите дату выплаты отпускных. А в строке 120 — последнее число месяца, в котором они выплачены. Если последний день месяца приходится на выходной, то в строке 120 надо указать первый следующий за ним рабочий день (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС от 01.08.2016 N БС-3-11/3504@).