Утрата бухгалтерских документов из-за чрезвычайного происшествия

Вопрос

После стихийного бедствия в арендуемом помещении были залиты все документы компании, была испорчена техника, в т.ч. выведана из строя программа 1С. Арендодатель дает Акт о происшедшем событии. Какие налоговые последствия для компании могут возникнуть? Надо ли восстанавливать документы? Надо ли сообщать в налоговую инспекцию о случившемся? Какими документами необходимо подтвердить факт происшествия? Какие налоговые риски могут возникнуть?

Ответ

Последствия утраты документов
В связи с утратой документов для предприятия общественного питания могут наступить следующие последствия.
1. Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Грубым нарушением правил признается в том числе отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета.
2. Статьей 122 НК РФ предусмотрен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налогов, сборов (или 40% — при наличии умысла). Такие санкции могут возникнуть в результате исключения из базы по налогу на прибыль расходов, не подтвержденных документами, поскольку в соответствии со ст. 252 НК РФ признаются только документально подтвержденные затраты.
3. Предприятие может быть привлечено к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (200 руб. за каждый непредставленный документ). Эти санкции не применяются, если налогоплательщик докажет, что документы не были представлены по не зависящим от него обстоятельствам (Постановления ФАС МО от 12.08.2013 N А40-82680/12-20-446, ФАС ПО от 29.08.2013 N А06-7786/2012, ФАС ВСО от 23.09.2009 N А33-12556/08).
4. При отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы, налоговый орган вправе воспользоваться нормой пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ об определении налогов расчетным путем.
Если случилось чрезвычайное происшествие, Вы должны предпринять следующие действия:
Создать комиссию.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем общества (см. пример 2 — образец акта комиссии). Его форма законодательно не утверждена, поэтому акт может быть составлен в произвольном виде. Однако он должен содержать следующие данные:
— состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин (зафиксировать причину) утраты документов;
— причину утраты документов;
— перечень документов, которые утрачены. Для составления этого перечня нужно провести инвентаризацию.
— ссылку на документальное подтверждение произошедшего. Подтверждением послужит справка коммунальных служб, специалистов МЧС (по факту стихийных бедствий), органов противопожарной службы, органов внутренних дел (по факту кражи, разбоя, грабежа).
После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на восстановление документов, хотя действующее законодательство не предусматривает обязанности по их восстановлению. Однако финансовый орган обращает внимание на такую необходимость (Письмо от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).
Если все документы восстановить невозможно. В такой ситуации нужно, чтобы ответственное лицо составило соответствующий акт, в котором указало их перечень и причины, по которым невозможно их восстановить.
Дальнейшие действия будут зависеть от того, какие документы не удалось восстановить. Например, если не удалось восстановить документы, подтверждающие расходы или убытки по налогу на прибыль, либо счета-фактуры, дающие право на вычет НДС, то рекомендуется пересчитать налоговые обязательства и подать уточненные налоговые декларации, доплатив налоги и пени. Таким образом удастся избежать штрафных санкций в том случае, если инспекторы самостоятельно выявят отсутствие первичных документов и пересчитают налоги в ходе выездной, камеральной проверки или встречной проверки контрагентов.
Заметим: финансовый орган считает, что восстанавливать документы необходимо и за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки (Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

Приложения

Просмотров: 736