Вопрос
Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
Ответ
В организации должны оформляться документы по кадровому учету независимо от численности ее персонала. Единого перечня таких документов, закрепленного в одном нормативном правовом акте, не существует. Поэтому следует руководствоваться рядом нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также рекомендациями ГОСТов и сложившейся практикой.
Приведем приблизительный перечень документов по кадровому учету, воспользовавшись Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:
1) штатное расписание (форма N Т-3), а также приказы об утверждении и внесении изменений и/или дополнений в штатное расписание;
2) приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а);
3) личная карточка работника (форма N Т-2);
4) приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а);
5) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а);
6) график отпусков (форма N Т-7);
7) приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма N Т-8а);
8) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);
9) командировочное удостоверение (форма N Т-10);
10) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) <11>;
11) приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11) или приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а).
Напомним, что с 1 января 2013 г. применение данных форм документов стало необязательным. Безусловно, можно утвердить формы кадровой учетной документации самостоятельно, однако не всегда в этом есть необходимость, поскольку унифицированную форму можно дополнить нужной организации информацией, что намного проще и с точки зрения трудозатрат, и в плане внесения изменений в программные продукты, содержащие указанные формы документов. В то же время никто не запрещает продолжать использовать прежние унифицированные формы документов по движению кадров и в том виде, в котором они есть, не забыв утвердить их официально.
Кроме того, к обязательным документам, которые должны оформляться и (или) храниться в отношении работников, относятся:
1) трудовые договоры, изменения к ним (ст. 16 ТК РФ) и иные заключаемые с работниками соглашения в сфере трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений;
2) трудовые книжки и вкладыши к ним (ст. 66 ТК РФ);
3) копии документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 Трудового кодекса РФ):
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
— дополнительные документы в соответствии с требованиями законодательства РФ (например, документы о прохождении предварительных или периодических медицинских осмотров);
4) договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ) и договоры о полной коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ), если допустимо законодательством;
5) графики сменности при сменной работе (ст. 103 ТК РФ);
6) результаты медицинских обследований работников, если необходимо (ст. 212 ТК РФ);
7) документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) или табель учета рабочего времени (форма N Т-13);
— расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма N Т-51) либо платежная ведомость (форма N Т-53);
— журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а);
— лицевой счет (форма N Т-54) или лицевой счет (свт) (форма N Т-54а);
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60);
— записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61);
— акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);
8) расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);
9) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);
10) необходимые уведомления работников в случаях, установленных ТК РФ;
11) правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
12) правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ) с комплектом нормативных правовых актов по охране труда, применимых к организации (дополнительно могут быть предусмотрены отдельные документы по технике безопасности);
13) документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), — положение о защите персональных данных, инструкция о порядке обработки персональных данных работников и т.п.;
14) локальный нормативный акт, устанавливающий систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), — положение об оплате труда, о премировании, регламент оплаты труда и т.п.
Какие документы рекомендуется иметь
Кроме того, вы можете продемонстрировать инспектору по труду документы, которые необязательны, но являются не менее важными в целях соблюдения трудовых прав работников. К документам необязательным, но которые все же рекомендуется иметь, можно отнести:
1) журналы по кадровому учету (журналы регистрации и учета трудовых договоров, листков нетрудоспособности, приказов и т.п.);
2) журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами организации (или соответствующие расписки работников);
3) личные дела работников с иными документами помимо копий обязательных документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ (в этом случае с работника надо взять письменное согласие на обработку его персональных данных):
— личное заявление о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.п.;
— фотография;
— копия свидетельства о присвоении ИНН;
— копия свидетельства о рождении ребенка;
— копия документа о заключении (расторжении) брака;
— аттестационные листы;
— иные документы (копии документов) на усмотрение организации;
4) положения о структурных подразделениях;
5) должностные инструкции;
6) положение о генеральном директоре;
7) положение о персонале;
8) положение о служебных командировках;
9) положение о материальной ответственности;
10) положение об аттестации (становится обязательным, если в компании проводилась аттестация);
11) коллективный договор;
12) инструкция по кадровому делопроизводству;
13) иные локальные нормативные акты с учетом особенностей деятельности организации.