Документы по охране труда 2016

Вопрос

Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.)  должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)

Ответ

В организации должны оформляться документы по кадровому учету независимо от численности ее персонала. Единого перечня таких документов, закрепленного в одном нормативном правовом акте, не существует. Поэтому следует руководствоваться рядом нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также рекомендациями ГОСТов и сложившейся практикой.

Приведем приблизительный перечень документов по кадровому учету, воспользовавшись Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

1) штатное расписание (форма N Т-3), а также приказы об утверждении и внесении изменений и/или дополнений в штатное расписание;

2) приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а);

3) личная карточка работника (форма N Т-2);

4) приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а);

5) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а);

6) график отпусков (форма N Т-7);

7) приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма N Т-8а);

8) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);

9) командировочное удостоверение (форма N Т-10);

10) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) <11>;

11) приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11) или приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а).

Напомним, что с 1 января 2013 г. применение данных форм документов стало необязательным. Безусловно, можно утвердить формы кадровой учетной документации самостоятельно, однако не всегда в этом есть необходимость, поскольку унифицированную форму можно дополнить нужной организации информацией, что намного проще и с точки зрения трудозатрат, и в плане внесения изменений в программные продукты, содержащие указанные формы документов. В то же время никто не запрещает продолжать использовать прежние унифицированные формы документов по движению кадров и в том виде, в котором они есть, не забыв утвердить их официально.

Кроме того, к обязательным документам, которые должны оформляться и (или) храниться в отношении работников, относятся:

1) трудовые договоры, изменения к ним (ст. 16 ТК РФ) и иные заключаемые с работниками соглашения в сфере трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений;

2) трудовые книжки и вкладыши к ним (ст. 66 ТК РФ);

3) копии документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 Трудового кодекса РФ):

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

— дополнительные документы в соответствии с требованиями законодательства РФ (например, документы о прохождении предварительных или периодических медицинских осмотров);

4) договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ) и договоры о полной коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ), если допустимо законодательством;

5) графики сменности при сменной работе (ст. 103 ТК РФ);

6) результаты медицинских обследований работников, если необходимо (ст. 212 ТК РФ);

7) документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) или табель учета рабочего времени (форма N Т-13);

— расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма N Т-51) либо платежная ведомость (форма N Т-53);

— журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а);

— лицевой счет (форма N Т-54) или лицевой счет (свт) (форма N Т-54а);

— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60);

— записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61);

— акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);

8) расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);

9) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

10) необходимые уведомления работников в случаях, установленных ТК РФ;

11) правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);

12) правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ) с комплектом нормативных правовых актов по охране труда, применимых к организации (дополнительно могут быть предусмотрены отдельные документы по технике безопасности);

13) документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), — положение о защите персональных данных, инструкция о порядке обработки персональных данных работников и т.п.;

14) локальный нормативный акт, устанавливающий систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), — положение об оплате труда, о премировании, регламент оплаты труда и т.п.

 

Какие документы рекомендуется иметь

Кроме того, вы можете продемонстрировать инспектору по труду документы, которые необязательны, но являются не менее важными в целях соблюдения трудовых прав работников. К документам необязательным, но которые все же рекомендуется иметь, можно отнести:

1) журналы по кадровому учету (журналы регистрации и учета трудовых договоров, листков нетрудоспособности, приказов и т.п.);

2) журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами организации (или соответствующие расписки работников);

3) личные дела работников с иными документами помимо копий обязательных документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ (в этом случае с работника надо взять письменное согласие на обработку его персональных данных):

— личное заявление о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.п.;

— фотография;

— копия свидетельства о присвоении ИНН;

— копия свидетельства о рождении ребенка;

— копия документа о заключении (расторжении) брака;

— аттестационные листы;

— иные документы (копии документов) на усмотрение организации;

4) положения о структурных подразделениях;

5) должностные инструкции;

6) положение о генеральном директоре;

7) положение о персонале;

8) положение о служебных командировках;

9) положение о материальной ответственности;

10) положение об аттестации (становится обязательным, если в компании проводилась аттестация);

11) коллективный договор;

12) инструкция по кадровому делопроизводству;

13) иные локальные нормативные акты с учетом особенностей деятельности организации.

 

Просмотров: 1 335