Какие документы хранятся в личном деле работника

Вопрос

Вопрос №1. Какие документы и в каком порядке должны быть в личном деле иностранного гражданина и гражданина РФ при проверке трудовой инспекции во избежании штрафов?

Вопрос №2. Какие штрафные санкции может предъявить и за что трудовая инспекция?

Ответ

Состав документов, помещаемых в личное дело, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления»

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— личный листок по учету кадров;

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристика;

— трудовой договор;

— копия приказа о приеме на работу;

— копии приказов о переводах, поощрениях.

Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:

— выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;

— списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т.д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).

Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:

— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);

— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:

— приказы руководителя организации — о служебном положении;

— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании;

— документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

В отношении иностранных работник в личное помимо перечисленных выше документов дело включаются:

— для иностранцев, временно пребывающих на территории России сведения о разрешении на работу или патенте

— для иностранцев, временно проживающих на территории России сведения о разрешении на временное проживание в России,

— для иностранцев, постоянно проживающих на территории России

сведения о виде на жительство, за исключением случаев

Часто проверки государственной инспекции труда заканчиваются наказанием организаций за административные правонарушения, предусмотренные п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Причем наказанию подвергаются не только организации как юридические лица, но одновременно и их руководители.

Более подробная информация во вложении.

Просмотров: 1 938