Вопрос
Компания оплачивает сотруднику обучение на курсах делопроизводства и кадрового дела, сотрудник по должности менеджер.
Какие документы надо сделать внутри компании — приказ?
Ответ
Как при ОСН, так и при УСН затраты на обучение работника, т.е. лица, с которым заключен трудовой договор (в т.ч. по совместительству), можно учесть в расходах при соблюдении трех условий (пп. 23 п. 1 ст. 264, п. 3 ст. 264, пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина от 11.11.2013 N 03-04-06/48063, от 23.03.2009 N 03-11-06/2/48, от 12.03.2008 N 03-11-05/58, от 21.08.2007 N 03-11-05/193, от 15.10.2007 N 03-04-06-01/357 (п. 2)). Итак, обучение должно проводиться:
1) в интересах работодателя;
2) российской организацией, имеющей лицензию на образовательную деятельность, или иностранной образовательной организацией с соответствующим статусом;
3) по основным профессиональным образовательным программам или дополнительным профессиональным программам (п. 2 ч. 3, п. 2 ч. 4 ст. 12 Закона N 273-ФЗ).
Для того чтобы подтвердить соблюдение этих условий и учесть затраты на обучение в налоговых расходах, нужны следующие документы (Письма Минфина от 09.11.2012 N 03-03-06/2/121, от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77):
1) приказ руководителя организации о направлении работника на обучение;
2) договор об оказании платных образовательных услуг. Его может заключить с образовательной организацией как работодатель, так и работник (Письмо Минфина от 17.02.2012 N 03-03-06/1/90);
3) акт об оказании услуг или иной документ, подтверждающий, что работник:
— или завершил этап обучения, например семестр (справка, выданная образовательной организацией);
— или окончил обучение (копия диплома, удостоверения, свидетельства, сертификата и т.п.).
Также чтобы направить работника для получения образования, работодателю — юридическому лицу можно заключить с ним ученический договор (ч. 2 ст. 197, ч. 1 ст. 198 ТК РФ).
Ученический договор заключается в письменной форме в двух экземплярах (ч. 2 ст. 200 ТК РФ).
В ученическом договоре должны быть указаны (ст. 199 ТК РФ):
1) наименование сторон:
— название организации, Ф.И.О. руководителя и документ, на основании которого он действует от имени организации (устав, положение, доверенность);
— Ф.И.О. ученика (работника или лица, ищущего работу);
2) квалификация (профессия, специальность), на приобретение которой направлено обучение.
4) условие об обязанности работника пройти обучение и в соответствии с полученной квалификацией проработать по трудовому договору с направившим его на обучение работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре.
5) срок ученичества. Он устанавливается в зависимости от получаемой квалификации (ч. 1 ст. 200 ТК РФ);
6) условие об оплате ученичества (размер стипендии, оплаты работы, выполняемой учеником на практических занятиях).
Законодательством не установлена обязанность работодателя издавать приказ о направлении на обучение после заключения ученического договора. Вместе с тем рекомендуется оформить такой приказ для правильного учета времени ученичества, начисления стипендии и иных выплат.