Вопрос
Относительно подтверждения командировочных расходов:
является ли подтверждением расходов по перелёту в командировку в другую страну штамп прохождения таможни в городе вылета в командировку (Москве) и штамп прохождения таможни в городе иностранного государства? Если посадочные талоны на самолёт были утеряны и справки из авиакомпании о совершенном перелёте так же нет.
Ответ
В соответствии с формой электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», структура электронного билета состоит из:
электронного полетного купона (в зависимости от количества рейсов число электронных полетов купонов может составлять от 1 до 4);
электронного контрольного купона;
электронного агентского купона;
маршрут/квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок).
Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.
На основании п. 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.
Иными словами, посадочный талон — это пропуск для пассажира на борт самолета. В зависимости от авиакомпании и типа регистрации посадочные талоны могут отличаться. Например, при регистрации через Интернет посадочные талоны необходимо распечатывать на листе формата А4.
Минфин в Письме от 1 сентября 2016 г. N 03-03-07/50992 особо подчеркнул, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс. Поэтому документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Сам по себе авиабилет не доказывает, что сотрудник куда-либо летал.
При отсутствии посадочного талона у контролирующих органов могут возникнуть сомнения относительно факта нахождения работника на борту самолета.
По нашему мнению, для документального подтверждения расходов на командировку наличие посадочного талона является обязательным, однако в случае его утери работником подтвердить правомерность произведенных расходов организация может с помощью вышеописанных документов (электронного полетного купона; электронного контрольного купона; электронного агентского купона; маршрут/квитанции и командировочных документов), а также запросить справку у транспортной организации о фактическом нахождении работника организации на борту самолета.