Документы подтверждающие представительские расходы

Вопрос

Какими документами оформляются представительские расходы?

Ответ

Конкретного перечня документов, которыми организации могут подтвердить представительские расходы, Налоговым кодексом РФ не установлено. Однако очевидно, что эти документы должны не только содержать информацию о фактах несения расходов, но и подтверждать их непосредственную связь с представительским мероприятием.

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), хорошо было бы оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации. В таком отчете должны быть указаны:

— время и место проведения мероприятия;

— программа мероприятия;

— состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

— величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже стоит отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852).

Помимо отчета лучше иметь еще два документа (Письма Минфина от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26):

1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

2) смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Просмотров: 689