Что значит заверенная в установленном порядке копия

Вопрос

Добрый день!
Сотрудник был принят к нам на работу в марте 2016г. В мае 2016г. он предоставил б/л по уходу за ребенком и справку с предыдущего места работы о сумме з/платы. Мы рассчитали б/л с учетом данных о заработке, указанной в справке предыдущего работодателя. В июне 2016г. сотрудник уволился. Он затребовал у нас оригинал справки с предыдущего места работы и работник кадровой службы отдал ему этот документ.

Не будет ли у нас проблем с ФСС в случае проверки либо обращением в фонд за возмещением расходов?

Согласно п. 7.1. 255-ФЗ от 29.12.2006г., застрахованным лицом вместо подлинника справки о сумме заработка, из которого должны быть
исчислены пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, может представляться копия справки о сумме заработка, заверенная в установленном порядке.

Что означает в данном случае «заверенная в установленном порядке»? Заверять должен работодатель, выдавший справку? Или можем заверить и мы (например, кадровый работник или главный бухгалтер)? Нужно ли в подобных ситуациях просить работника указать на копии справки: «Оригинал справки получил» с указанием даты?

Ответ

До выделения средств при возмещении ФСС имеет право провести проверку и потребовать представить копии документов, подтверждающих обоснованность назначения и выплаты пособия (ч. 4 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ). Например, копии:

— больничных листов;

— трудового договора с работником.

При наличии этих документов и правильности их оформления проблем с возмещением возникнуть не должно.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

Например, нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии. В п. 7.1 ст. 13 255-ФЗ о нотариальном заверении речи не идет.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе.

К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников. О том, как правильно самостоятельно заверить копию документа смотрите в приложенных файлах.

Просмотров: 5 004